CRISIS EVENT TOOLKIT

Om jullie mee te nemen in het verhaal begin ik met een recente gebeurtenis die ons nu al langer dan een jaar dwarszit. Een gebeurtenis die iedereen aangaat en bij iedereen een grote rol speelt in het leven. Ik hoef het woord niet te noemen en het is duidelijk waar ik het over heb. 

De zomer van 2020 was net voorbij en een volgende lockdown dreigde er aan te komen. In mijn omgeving zag ik dat opdrachten, voorstellingen, concerten en festivals stuk voor stuk werden afgezegd zonder een perspectief. Veel organisaties, makers en andere partijen uit de culturele en creatieve sector hadden tijd gestoken om weer iets moois neer te zetten voor het publiek. De tweede golf maakte dit onmogelijk. Het grootste deel van de sector staat of valt bij het geven van live optredens. Toen dat wederom wegviel werd het de sector bijna onmogelijk gemaakt om zichzelf staande te houden. 

Dit probleem fascineerde mij en is de basis voor mijn onderzoek. Op wat voor manier is het mogelijk om als organisatie beter voorbereid te zijn op een crisissituaties als covid-19? Hoe is het mogelijk om in zo een situatie een festivalbeleving neer te zetten?

De Crisis Eventmanagement Toolkit, ook wel de CET, is een toolkit ontwikkeld is uit het onderzoek voortgekomen. Het is te gebruiken voor interne communicatie en gaat medewerkers van festivalorganisaties helpen om de juiste keuzes te maken bij continue veranderende mogelijkheden. In deze toolkit is een aanbod te vinden van opties die relevant kan zijn voor elke festivalorganisatie. 

De toolkit begint met drie hoofdrichtingen: Publiek, Marketing & Communicatie en Artiesten. In deze richtingen zijn tips, oplossingen of adviezen voor de hoofdrichting. Hierbij is ook een overzicht gemaakt van de voordelen en nadelen die opbrengsten en kosten zijn genoemd. Hier komen de financiële zaken waar rekening mee moet worden gehouden bij een oplossing aanbod. Ook is er op de CET een tijdlijn te vinden met belangrijke deadlines of beslismomenten voor de hoofdrichtingen. Deze moet een houd vast bieden wanneer uiterlijke beslismomenten zijn voor bijvoorbeeld de start van de kaartverkoop of de vliegtickets boeken voor de buitenlandse artiesten. Dit en meer is te vinden in de CET. 

In de toekomst zit er veel potentie in de CET, want niet alleen tijdens deze pandemie is het een behulpzame tool, maar ook in andere situaties waarin het organiseren van een festival complex zal zijn door continue veranderende omstandigheden. 

"Dankzij de CET staat het festival altijd op de SET."